揭开成人教育办学收支的迷团
[  上传时间:  2016-02-18  ]    


揭开成人教育办学收支的迷团

——A大学B学院院长经济责任审计办学违规收支案例

 

A大学审计处受本校组织部门的委托,对该校二级学院——B学院原院长刘某某20101月至20137月任期经济责任进行审计,查出该学院在自行组织的成人教育办学收支管理方面存在严重问题,涉及金额较大。

未雨绸缪  精心准

A大学共设有32个学院,各学院办学规模大小不一,其中B学院是理科学院,在A大学时属中等规模的学院,所设专业基本上都是纯理论的基础学科,没有什么特别热门的专业,整个学院的教学、管理、效益给人以一种中规中矩的感觉,似乎没有什么特别之处。本次对刘某某的经济责任审计也是学校组织部门按惯例、按常规安排审计

作为学校内审部门,审计处一直以来,都是本着严谨、认真、负责任的态度对待每一个项审计工作的。接到委托任务后,审计处立即抽调精兵强将组成了审计组,分管副处长担任组长,财经审计科科长担任主审,其他2名精通业务的审计人员为组员。

审计组按常规在学校网页上进行了审计公示、有条不紊地开展了审前调查,初步了解了该学院的机构设置、管理体制、人员编制情况、经费来源、会计核算情况,以及被审计对象的履职情况,掌握了一些基本数据,制定了审计实施方案。

见面会谈  初露端倪

随着审计工作进入实施阶段,审计组首先B学院召开了由该学院现任领导班子、刘某某、办公室主任等和审计组人员参加的审计进点见面会。

会上,B学院现任院长介绍了学院机构设置、人员编制情况内部控制制度建设情况自己的履职情况,认为任职期间自己是称职的,总的情况是能够比较好地履行了自己的经济责任,遵纪守法、廉洁从政,努力工作,为学院的建设和发展做出了自己的贡献。最后表态一定积极配合审计组做好本次审计工作。

与会的其他人员均做了发言,整个见面会的气氛似乎很轻松,但令审计组纳闷的是,该学院自行组织的成人教育收支及核算情况,没有一个人提及。会议进入到提问环节,审计组就该问题提请刘某某进行情况介绍,刹那间,刘某某脸上掠过了一丝不轻易察觉的紧张神情,平时快言快语的他,此刻,竞吞吞吐吐地说:“当……时学院成教工作都……是按照学校的有关规定……进行的,不存在……任何违规行为……”。当审计组要求刘某某做进一步的详细说明时,刘某某总是避重就轻、闪烁其词,最后干脆说学院的成教工作全部都是由邓某某副院长负责的,本人从不过问,今天很不凑巧,邓副院长到外地处出差了,如果审计组要做进一步的了解,只能等邓副院长回来了结果,审计组只能带着某种疑惑结束了当天的见面会。

转变思路  调整重点

见面会回来后,审计组带着对B学院成人教育收支的疑惑,分头对B学院、学校财务处提交的银行账户、会计账簿、会计帐册、会计凭证、会计报表等会计资料,以及相关经济活动的合同、文件、会议记录和刘某某的任期经济责任述职报告,进行了初步审查,结果发现:该学院自行组织的成人教育办学规模大、学生人数多、收入多,但是,初步比较其办学规模及其在学校财务处缴费的情况,出现较大差异,存在诸多疑点。于是,审计组立即召开了讨论会,鉴于初步审查发现的差异和诸多疑点,以及见面会上被审计方的种种不正常现象,大家一致认为:本次的审计重点就是B学院自行组织的成人教育收支及核算情况。

深究细查  发现问题

审计重点调整后,审计组随即对B学院自行组织的成人教育收费收、支、存情况展开了详细的调查分析。

经询问相关人员、审阅会计资料,审计人员发现,B学院主要由3名工作人员负责各项学杂费(包括成人高考学历教育及自学考试学生学费、教材费、住宿费及考试报名费,以及代收“学历+技能”双证班社会联合办学单位的培训费、教材费)的收取、管理、支付和核算工作,分别为:张某(学院返聘退休干部)、莫某(学院聘用的学生)、黄某(学院聘用人员)

审计人员隐约感到:由返聘的退休干部和外聘人员负责学杂费的收取似乎有些不妥,于是决定审查会计账簿、会计凭证等资料。在抽查、核对了部分原始单据后,果然有重大发现!

该学院在成人教育学费收款时,先由学院给学生开具自制的收费单,并将款项存入某在农行开立的个人账户(包括一本2007425日开立的活期存折,一张2007810日开立的银行卡);待生源稳定后,再把学费、教材费从某的农行个人账户存入学校学费结算户或以现金的方式交到学校财务处,并换开财务处提供的“广西壮族自治区政府非税收入专用收据”和 “广西壮族自治区行政事业单位资金往来结算票据”给成人高考学历教育和自学考试学生。采取上述做法理由是:“是为了稳定生源”。当需要开支其他项目费用时,如需支付学生住宿费、办学协作费时,则从某的上述账户直接支出。

审计人员还发现,B学院核算自行组织的各项收费时,只由某在笔记本上汇总记录各项收费的收支情况。张某的笔记本不但没有记录每一笔收支情况,也没有附上相应的原始单据,而且记录2010年收支情况的笔记本“已丢失”。为了进一步揭示事实,审计人员对B学院提供的原始收支单据进行了全面、彻底的清理,结果让人触目惊心:

1.自制的收费单不齐全;

2.学院每隔一段时间由两名经办人根据收费单制作汇总收费单,但上述单据不齐全,如缺少2010年住宿费收费单;

3.支出的原始单据不齐全,如缺少2010年学生退费的资料,缺少每年支付学生校外住宿点租赁费的原始单据等;

4.学院对学生转专业退费处理不规范。审计人员了解到,学院对学生转专业退费的具体操作如下:收回学生原始的收费单,并把收费单上的金额作为学院的退费额,但实际上上述款项并不退给学生,也不冲减根据原始的收费单已确认的收入,而是重新按转入专业所需交的费用再开一张收费单,再次确认收入,并将不同专业之间的学费差额退还给学生。

由于收费单已不齐全,且原始的收费单上学生也没有签字确认,因此审计无法确认学院是否给转专业学生均开具过两次收费单并确认了收入,原始收费单上的收费金额是否与学院给学生的退费额相匹配更是无从查证。

5.B学院没有对现金、活期存折和银行卡的收支情况进行记录。

以上收取的款项,全部存入某在中国农业银行开设的个人账户,包括一本活期存折,一张银行卡。其中:审计发现该银行卡竟然是某个人用于购买基金理财产品的,后来被某用于公款转存通知存款、购买短期理财产品等获取利息,卡中留存的款项既有公款也有私款。审计核实,审计区间活期存折和银行卡共存入资金2,259.59万元(其中直接存入活期存折1,867.34万元,直接存入卡392.25万元)。

至此,审计人员无法核实B学院的各项收费或代收费在没有上交财务处前的收、支、存的准确数据,更无法核实活期存折和银行卡每笔存入资金的来源和支取资金的去向。虽然问题出来了,但仍迷雾重重,审计组陷入了困境中。

狠追猛打  追查到底

根据初步掌握的情况,审计组再三权衡,决定把某作为审计重点对象,争取从某身上打开突破口。经过几轮同某由浅入深的谈话以及进一步的追踪调查,审计组一步一步地揭示出越来越多的事实。

在与某的第一次审计谈话时,审计人员与之就成人教育工作进行了比较友好而广泛的交流,听取他在工作中遇到的问题和困难,并顺势请他对他们学院成人教育办学工作的组织形式、招生情况、收支情况及资金保管情况向审计组提交一份书面材料。某比较愉快地接受了审计组的这一要求。

根据某提供的书面材料,结合进一步调查收集的资料,审计组掌握了更多的情况,发现了更多的问题。经研究,决定与某进行第二次谈话。在谈话中,某明显表现出了回避和抵抗的态度:时而说时间太久记不清楚了;时而说这是其他人负责的,他不清楚;时而又说要向领导请示。由于事前准备比较充分,审计人员见招拆招,有理有力有节地向他说明其中的利害关系。在抵挡不住审计攻势的情况下,某向审计组提出要求说:“需要回去仔细回忆事情的经过,当时是有笔记本做过记录的”。审计组同意了他的请求,并向他提出了具体的时间要求。之后,审计组要求某提交用于保管学费的银行卡和存折的银行对账单。通过对银行对账单上的最近4年的几千笔收支记录进行逐笔梳理核对,审计组发现:某长期存在使用银行账户中的学费进行理财的事实。职业敏感使审计人员感到在上述银行账户中有一笔28万元大额支出存在疑点。审计组把情况及时向处领导做了汇报。处领导指示:“不要放过任何一个疑点”。为此,审计组决定与张某开展第三次对话。

张某似乎也感觉到了某种压力,当审计组通知他谈话时,他先后三次以家里有事、回老家探望长辈、生病等理由拖延。最终,经过审计人员对他耐心的引导,以及B学院的指令,张某终于来到审计处接受了询问。当审计人员向他提及其曾经用学费进行理财,以及一笔28万元的大额支出的情况时,张某现出了慌乱的神情。他开始讲述如何为了学院获得更多的收入而利用银行账户理财的。对于那笔28万元的资金支出,他先是说不记得了。当审计人员拿出银行对账单并指出相应的记录时,经过比较长时间的沉默,张某的心理防线被彻底突破了,最后不得不讲出了他如何挪用28万元用于家庭开支的事实。

认真疏理  谜团揭开

经过审计组艰苦努力、认真细致、扎实有效的工作,B学院在成人教育办学收支管理方面存在的问题,终于水落石出,谜团揭开:

1.学院自行组织的成人教育收费不按规定的时间上交学校

审计发现,每年度开学注册时,B学院将自行组织的成人教育收费收取的款项上交至财务处的时间,均超过了一个星期,不符合A大学《关于严格执行收取和使用学生各项费用规定的通知》(校党纪字〔199810号)第六条“各单位代学校收取的成人教育等各项费用,必须在开学后一个星期内将款项上交财务处”的规定。

2.违规收取部分成人高考学历教育学费

审计人员根据可获取的资料进一步核实,在审计区间B学院共收取成人高考学历教育学费1,012.25万元,其中由学院代收代存的成人高考学历教育学费444.64万元,均存入张某个人开立的账户,占该项收费的43.49%。上述代收代存费用的做法不符合A大学继续教育学院《关于加强成人高等教育“双证班”办学管理的通知》中关于“成高学历教育的学生一律在广西农业银行营业点缴费……”的规定,也不符合A大学继续教育学院《关于做好2012级成人高等教育新生入学工作的通知》“二、新生统一到广西农业银行缴纳学费……各学院(含校外教学点)不能以任何理由自行收取学生学费”的规定。

3.张某利用资金保管便利涉嫌挪用公款

审计进一步发现,上述款项存入张某的个人账户后,其存、取、保管也均由张某一人全权负责。其中,2010510日张某未经任何审批程序,私自从活期存折中取出28万元用于其家属交通事故的抢救,其后于525日至128日分8次归还该款项。按照《中华人民共和国刑法》第384条“挪用公款罪是指国家工作人员,利用职务上的便利……或者挪用公款数额较大、进行营利活动的,或者挪用数额较大、超过3个月未还的行为。”的规定,审计认为其上述行为涉嫌挪用公款。

4.张某利用公开私存资金购买有风险的银行理财产品

在审计区间,某利用上述个人银行卡和存折累计存入款项1,503.75万元,并擅自利用存折和银行卡上的资金购买基金和银行理财产品,累计获取利息5.25万元。该利息收入一直留存在银行卡上。

               建言献策  亡羊补牢

一、在审计期间,审计组对B学院提出以下整改建议:

1.立即停止“公款私存 ”违规行为,将所有款项上交学校财务处核算,将审计区间“公款私存”获取的利息5.25万元上交学校;

2.建立健全学院的财务管理制度,加强资金管理;

3.尽快制定出台重大经济、经营决策制度,对重大事项应实行集体决策,并形成会议纪要。

二、B学院根据审计小组的整改建议进行了以下整改:

1.20131228日,学院制定了《A学院重大问题集体决策制度》;

2.20141月至4月,B学院陆续将存折及银行卡上的款项上缴财务处,累计156.02万元;

3.201455日,在B学院的一再督促下,某将农行个人活期存折账户销户,并于2014522日,将账户余额4.68万元(含利息4.32万元和预收学生学费0.36万元)移交给学院现任财务代办人员黄某保管;

4.审计处向B学院送达审计报告(征求意见稿)征求意见后,某再次向学院上交存款利息0.93万元;

5. 20141126日,B学院将上述利息共计5.25万元一并上交学校财务处。 

三、将张某涉嫌公款私存和嫌挪用公款问题移交学校纪委、监察室调查处理。

思考启示

1.高等学校二级学院领导班子必须强化管理意识,注重学院内部控制制度的建设,提高制度执行力和管理监督能力;规范“三重一大”议事程序,对重大事项要实行集体决策,并形成会议纪要。

2.高等学校财务管理部门要加强对二级学院等校属单位主要领导、分管领导以及财务代办人员的业务培训,提高其对财经法律法规及相关政策的理解和执行能力。

3.财务人员要提高法律法规意识,认真学习各项财务规章制度,自觉遵守各项财务管理规定,遵循职业操守,依法合规的履行自己的职责。 

4.任何单位都必须严格遵守国家财经纪律和相关法律法规,严禁公款私存、私设“小金库”和挪用公款行为

 

                       (作者单位:广西大学)

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