兰花岗矿务局内部控制系统评价案例
[  上传时间:  2009-11-13  ]    

  根据审计署下达的2002年度审计项目计划安排,驻煤炭部审计局组成以许小春处长为组长的10人审计组,于200262776,采用内部控制制度评价方法,对兰花岗矿务局本部及其所属的运销公司、顺庄矿、七里凹矿20011月至20026月的营业收入及应收账款管理控制系统、对外投资管理控制系统进行了就地审计。审计中得到了兰花岗矿务局领导和有关部门的积极配合。

  被审计单位基本情况介绍

  一、兰花岗矿务局基本概况

  兰花岗矿务局是年产1000万吨煤炭的大型煤炭工业企业。全局现有职工42593人,离退休职工12631人;拥有净资产总额24.08亿元;现有7对生产矿井、2个中央洗煤厂、8个多种经营地面厂、1个基本建设工程处、4所职工医院、2所大中专学校等25个直属单位及16个直属机构。近几年来,该局认真贯彻煤炭部党组提出“以经济效益为中心,扭亏增盈为目标”战略方针,紧密结合企业生产经营实际,坚持企业改革,加强内部管理,促进经济效益不断提高。2001年生产原煤1014.42万吨,实现利润1126万元,结束了连续10年亏损局面。20021-5月份累计生产原选煤348.92万吨,生产洗精煤143.40万吨,实现利润1008万元,较煤炭部下达的盈亏考核指村增盈8万元,取得了较好的经济效益。

  二、营业收入及应收账款、对外投资两个管理控制子系统的基本情况

  (一)营业收入及应收账款管理控制系统。该局营业收入及应收账款管理组织结构以经营局长、副总会计师为龙头,形成了以局运销公司为主要运营实体,企业内部银行为结算中心的销售管理体系体制。全局分设45个二级核算单位,共有财务会计人员974人,其中高级会计师6人,会计师196人,助理会计368人,会计员404人。财务人员中具有高中学历的342人,具有中专学历的406人,具有大学专科以上学历的226人。矿务局运销公司,共有销售人员74人。销售人员中,中高级专业技术人员18人,基本满足销售业务需要。

20007月,该局根据市场经济要求,结合本局经营管理实际,对内部运销体制进行了改革,在原煤质运销处的基础上成立了煤炭运销公司,加强了内部银行结算管理。煤炭销售由原来各厂矿分散销售、分散结算,改为由煤炭运销公司统一销售、统一定价、统一铁路运输计划管理、统一货款结算回收的“四统一”和集中资金、集中管理的“两集中”管理体制。运销公司人员由原来的40多人增加到现在的74人。公司设立了三部一室(销售部、调运部、财务部、办公室)和五个办事处(兴州、京州、乐州、高州、和州),选配了5名经理分工负责。为了保证运销公司的正常运作,该局制定了《运销工作考核管理办法》、驼销公司《三部一室考核办法》和《贯彻煤炭部“三不政策”实施细则》,建立和完善了岗们责任制和业务处理规则等适合本企业实际需要的内部控制制度。完善了产品订货办法,加强了订货合同管理,统一协调了铁路运输,严密了产品销售计划,严格了装运数量和质量控制,规范了会计账务处理程序,积极组织清收货款,促进了全局销售目标的实现,收到了一定的效果。通过测试,审计组认为,该局营业收入及应收账款内部控制子系统岗位设置基本合理,系统内部控制点比交恰当,控制目标基本明确,控制措施较得力,基本适应了管理上的需要。

(二)对外投资管理控制系统。截至20025月末,该局对外投资总额4316万元。其中,债券投资343.2万元,国库券投资27.2万元,股票投资1873.6万元(其中,华电股票投资1320万元,野洲花渡投资250.6万元,金钢厂股票投资303万元),联营投资4687.4万元,其他投资5项,投资1384万元。截至20025月末,该局账面投资收益1295万元,预计投资损失214.3万元。

通过对外投资内部控制审计,审计组认为,该局对外投资内部控制子系统基本空白;控制制度不健全,岗位设置不明确,无系统内部控制点和控制目标及控制措施,造成对外投资失控。

审计过程及情况

根据审计计划的时间安排,以许小春处长为组长的10人审计组,于2002627进驻被审计单位。在实施审计过程中,审计组运用调查问卷和按流程图进行穿行测试、查询、重点检查、实地盘存、实地观察等方法,对该局本部及其所属的销售公司、顺庄矿、七里凹矿营业收入及应收账款和对外投资管理内部控制系统的健全性、符合性进行了测试,找出了企业内部控制制度上的薄弱环节和控制流程图上的关键失控点,发现了一些深层次管理上存在的问题。

一、营业收入及应收账款管理控制系统存在的问题

(一)营业收入管理控制系统存在的问题。该局在企业管理实践中,建立了一系列营业收入及应收账款管理制度。但按照企业内部控制的要求,企业营业收入管理及应收账款控制系统仍存在着弱点。

1、应收账款内部控制制度不健全。经过问卷调查发现,该局在应收账款内控制度中未明确规定,记录应收账款时应有销售部门核准的发票记账联作附件;未规定由独立人员定期检查核对一级账户和明细分类账户余额;未规定定期将应收账款余额核对表寄交客户认可;未规定编制应收账款余额核对表的人员应同登记应收账款明细账的人员岗位分离。

2、产品销售内部控制制度不健全。经过问卷调查发现,该局在产品销售内部控制制度中未明确规定,开票人所开列的发票内容应受到其他人员复核;未规定对保贸的发票由独立于发运货物和开单的人员定期复核。

(二)营业收入管理控制系统存在的问题。

1、煤炭销售合同管理控制点存在缺陷。经抽查,局运销公司对2001年签订的135份合同,未按规定对订货合同进行内部审计签证,也未对合同进行编号管理。有48份订货合同内容不完备,其中未明确违约责任的有16份;无委托代理人签字的合同8份;未标明质量指标的6份;未加盖合同专用章的1份;未标明价格的10份;无购货方法定代理人签字的7份。特别是该局与X省燃料公司签订的2001年煤炭购销合同,只填写了数量,没有具体的发货结算单位、供货品种、单价和结算方式以及违约处理条款。经调查确认,该合同实际上是为了避免运力损失而签订的虚假合同。

2、应收账款管理存在失控点。

1)《煤炭产品发运通知单》控制点失控。通过对运销公司20025134#196#208#记账凭证记录业务所进行的“穿行测试”,发现该公司在对用户资信审查和发运通知单两个控制点上失控。按煤炭部“三不政策”规定,发运部门发出煤炭产品,必须在接到由销售部门和财务部门共同填制的《煤炭产品发运通知单》后才能发货,但该局目前尚未严格执行上述规定,造成该公司20021-5月末应收账款回收率仅为42.43%,其中,当年发出货款回收率为65.95%,致使文书局20025月末应收账款余额高达81714万元,比2001年底上升了4948万元。

2)应收账款清理控制点存在不足。经查,20025月末,运销公司应收账款在3年以上的共55户,计4163.50万元。其中,4年以上应收账款共42户,计1027.94万元。

3)清欠收回以物顶账物资账务处理存在不足。经查,运销公司200112月—20024月,在清收货款中,共以物顶账收回各种物资2002.50万元,其中,200112月前收回物资1832.50万元,未按规定作物资入库存和增加存仙账务处理,而在“其他应收款——局清欠办户”挂账;20021-4月清回顶账物资170万元,未作任何账务处理。20024月该局以物顶账物资166.8万元偿还其他单位欠款,将以物顶账设备88万元转给三矿自用,计254.80万元,均未按规定作账务处理。现尚余以物顶账物资1747.64万元,挂“其他应收款——局清欠办户”,未作增加存货或资产处理。

3、煤炭装车发运管理控制点存在不足。经抽查,顺庄矿20024月铁路入洗煤计量单共96张;6月入洗煤炭计量单92张,均无值班科长签字;七里凹矿20021-6月煤运计量表、作业表共387张,均无驻站员审核签字。

4、基层采区销售煤炭控制存在不足。经查,七里凹煤矿基层采区对外销煤炭不符合该局“四统一,两集中”的销售管理体制,而且销售煤炭管理手续不健全、不严密。该矿一采区对外销售煤炭,无销售台账和装车记录备查联,矿销售科也未经审核,仅依据采区报送结算明细表直接登记台账及产、销、存月报表。该采区对应收账款清收不力,20025月采区应收煤款高达425.12万元。

5、销售成本结转账务处理存在不足。经查,顺庄矿20025月账面库存86128吨,经盘点实际库存为117026吨,涨吨30898吨,造成期末库存成本多结转266万元,致使该矿20021-5月份少实现利润266万元,盈亏不实。

二、对外投资管理失去控制

(一)投资立项缺乏可行性研究,投资项目立项依据不足,投产后经济效益差。经查,该局截至2025月末,累计对外投资6万元,普遍没有对投资项目进行可行性研究。如19986月购买华电股票2200万股,投资额2640万元,立项时均没有可行性报告。由于缺乏对项目的专题研究和专家论证,项目投产后,经济效益差,造成投资项目收益低,有的项目甚至发生亏损。如19994月向黑金煤炭联运公司投资仅凭一个运销处的请示报告,就投资了65万元。该项目由于市场变化,联营单位经营困难,20026月解本,预计造成投资损失40万元。

(二)立项审批缺乏科学的决策程序。经查阅该局局务会议记录,没有发现该局对项目投资和立项决策专题的集体讨论记录,有的项目只是在某个会议上进行过通报,没有认真细致地对每个投资项目的可行性和效益性进行决策。如认购华电股份2200万股、投资2640万元和转让华电股份1100万股、金额1320万元这样的重大事项,没有任何认购和转让股份报告,也没有任何会议集体讨论决策,财务部门仅凭一张有局领导签字的便条或一份草签协议,就投资2640万元认购2200万股和将1320万元的股金转出。由于决策时考虑不周、决策不明,不仅造成414万元的股金至今不到及时收回,利息损失39万元,而且在转让股份时,对本局持股一年的股票收益归属不明确,使该局股票投资收益损失135.万元。

(三)缺乏对投资项目的管理监控。对外投资项目没有具体的项目管理部门,职能处室分工不明确,项目资金没有列入当期的资金计划,计划部门也没有对投资项目实施计划管理和监督。

(四)对外投资合同管理失控。从检查的情况看,多数项目没有签约。有的项目虽然签了协议,但未按规定对投资合同进行内部审计签证和进行企业内部法律部门的审核,造成有的合同条款缺乏相应的法律依据,不具备法律效力。在执行协议过程中,对方不履行协议,厂方也不积极追究,没有利用法律手段来维护自身的利益,给企业造成损失。如华电股票转让给黄口市线材厂,按协议规定黄口市线材厂应返还现款435.2万元,但对方只返还了180万元,造成违约,厂方也未追究,所欠款项未追回。

(五)在会计核算方面存在弱点。虽然建立了相应的会计核算制度,但由于该局有关部门之间业务脱节,给核算工作带来不便,造成财务部门对外投资和投资效益管理和监督缺乏控制,投资项目的运作情况不能及时反馈到决策层。

(六)对项目管理监督失控。该局从资金的投入,到部分投资收益的取得,整个运行过程中,没有严格的管理制度和内部审计监督制度;矿务局内部审计部门,没有按规定对投资项目的前期准备、投资管理、收益分配进行内部审计监督,使对外投资项目运营管理失去控制;对外投资收益仅凭银行转来的投资收益汇款凭证作账务处理,对项目投资收益的构成、计算依据和董事会决议不认真了解,难以确认投资收益分配的真实性和投资的效益性,不能有效地维护企业对外投资利益。
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